Cerrar una venta debería ser el final del trabajo comercial y el comienzo automático del proceso administrativo. Sin embargo, en muchas empresas ocurre justo lo contrario: cuando un comercial marca una oportunidad como ganada en Pipedrive, alguien tiene que trasladar manualmente los datos del cliente a Holded para continuar con la gestión.
Nombre de la empresa, CIF, dirección, contacto, condiciones comerciales, productos, importes… La información ya existe, pero vuelve a introducirse en otro sistema.
Integrar Pipedrive con Holded permite eliminar buena parte de ese trabajo manual y conectar el CRM comercial con los procesos de gestión y facturación de la empresa.
El resultado es un flujo continuo en el que ventas y administración trabajan con herramientas diferentes, pero sobre información conectada.
¿Se puede integrar Pipedrive con Holded?
Sí. Pipedrive y Holded pueden conectarse para automatizar el intercambio de información entre ambas plataformas.
Pipedrive está especialmente orientado a la gestión comercial: leads, organizaciones, contactos, oportunidades y pipeline de ventas. Holded, por su parte, permite continuar con procesos como la gestión de clientes, facturación, contabilidad, inventario y otras áreas administrativas.
La integración permite crear un puente entre ambos entornos.
La propia Holded contempla automatizaciones para sincronizar contactos, deals y organizaciones, incluyendo flujos desde Pipedrive hacia Holded y también desde Holded hacia Pipedrive.
Pero conectar las dos plataformas es solamente el primer paso.
Una integración bien planteada debe responder a cuatro preguntas:
- ¿Qué información queremos sincronizar?
- ¿Cuándo debe enviarse?
- ¿En qué dirección debe viajar?
- ¿Qué debe ocurrir automáticamente después?
Es aquí donde una integración deja de ser simplemente un conector y pasa a formar parte de los procesos reales de la empresa.
¿Qué podemos sincronizar entre Pipedrive y Holded?
No todas las empresas necesitan sincronizar la misma información. La integración debe diseñarse en función del papel que desempeña cada plataforma.
La cuestión importante no es sincronizar todos los datos posibles, sino identificar qué información necesita realmente cada equipo.
Por ejemplo, administración puede no necesitar conocer todas las oportunidades abiertas en Pipedrive. Probablemente solo necesite recibir aquellas que hayan llegado a una determinada fase o hayan sido marcadas como ganadas.
De Pipedrive a Holded: de una oportunidad comercial a la gestión del cliente
Este es probablemente el caso de uso más interesante de la integración.
Imaginemos una empresa cuyo equipo comercial trabaja diariamente con Pipedrive.
Los comerciales crean oportunidades, registran llamadas y reuniones, preparan propuestas y mueven cada deal por las diferentes fases del pipeline.
Cuando finalmente consiguen cerrar una operación, empieza el trabajo administrativo.
Sin integración, alguien tendría que recoger la información de Pipedrive e introducirla en Holded.
Con ambos sistemas conectados, el proceso puede ser muy diferente:
El equipo comercial crea y gestiona el deal.
La oportunidad pasa por las diferentes etapas del proceso comercial.
El comercial marca el deal como ganado o lo mueve a la fase definida para activar la integración.
Los datos necesarios se transfieren automáticamente entre ambas plataformas.
Administración dispone de la información sin tener que volver a introducirla manualmente.
El proceso continúa en Holded según el flujo definido por la empresa.
El comercial continúa trabajando en su CRM y administración continúa trabajando en Holded.
Lo que desaparece es el trabajo manual que existía entre ambos.
Ejemplos de automatizaciones entre Pipedrive y Holded
Las posibilidades dependerán de los datos disponibles y de cómo esté diseñado el proceso de cada empresa.
Algunos ejemplos son:
| Cuando ocurre esto en Pipedrive | Podemos automatizar esto en Holded |
|---|---|
| Se crea una nueva organización | Crear automáticamente el contacto correspondiente |
| Se modifican datos relevantes de un cliente | Actualizar la información necesaria en el sistema de gestión |
| Un deal llega a una fase determinada | Enviar la información necesaria a Holded |
| Una oportunidad se marca como ganada | Crear o localizar al cliente e iniciar el flujo administrativo definido |
| Se actualiza una oportunidad | Actualizar datos vinculados cuando sean necesarios para el proceso |
También es posible plantear procesos en la dirección contraria.
Por ejemplo, un nuevo contacto creado en Holded puede utilizarse para crear automáticamente una persona, lead o deal en Pipedrive cuando el proceso comercial de la empresa así lo requiera.
Por eso hablamos de integración entre Pipedrive y Holded, y no simplemente de exportar información de una plataforma a otra.
Integración bidireccional: cuidado con sincronizarlo todo
Que técnicamente sea posible enviar información en ambas direcciones no significa que todos los campos deban sincronizarse constantemente.
Antes de desarrollar una integración bidireccional es necesario establecer qué plataforma será la fuente principal para cada tipo de dato.
Pipedrive puede ser el sistema principal para:
- Leads.
- Actividades comerciales.
- Oportunidades.
- Estado del pipeline.
- Información previa al cierre.
Holded puede ser el sistema principal para:
- Datos administrativos.
- Facturación.
- Documentos de venta.
- Información contable.
- Cobros y gestión financiera.
Definir estas responsabilidades evita uno de los problemas habituales en cualquier integración: que un dato se modifique en dos plataformas diferentes y el sistema no sepa cuál debe prevalecer.
Qué debes definir antes de integrar Pipedrive con Holded
Una integración fiable empieza antes de escribir código o configurar automatizaciones.
1. Qué sistema es responsable de cada dato
Hay que decidir dónde se crea y dónde se mantiene cada información.
Si el teléfono de un cliente cambia, ¿debe actualizarse desde Pipedrive, desde Holded o desde ambos?
La respuesta debe estar definida antes de activar una sincronización.
2. Cómo identificamos a cada cliente
Utilizar únicamente el nombre de una empresa puede generar errores.
Es recomendable establecer identificadores que permitan comprobar si un registro ya existe antes de crear uno nuevo.
Esto es fundamental para evitar acabar con varios contactos correspondientes a una misma empresa.
3. Cuándo se envía una oportunidad a Holded
No siempre tiene sentido enviar todos los deals.
Podemos definir condiciones como:
- Deal ganado.
- Entrada en una fase concreta.
- Determinado tipo de servicio.
- Cumplimentación de campos obligatorios.
- Importe mínimo.
- Etiqueta determinada.
4. Qué ocurre cuando falta información
¿Qué sucede si un comercial marca una venta como ganada pero no ha introducido el CIF del cliente?
Una integración profesional debe contemplar también estas situaciones.
El flujo puede detenerse, generar una alerta, solicitar que se complete la información o continuar únicamente cuando se cumplan determinadas condiciones.
5. Cómo gestionamos errores y duplicados
Las APIs pueden devolver errores, una plataforma puede no responder temporalmente o un registro puede existir previamente.
Por eso una integración que funciona en una prueba no necesariamente está preparada para funcionar todos los días.
Es necesario contemplar validaciones, reintentos, registros de ejecución y mecanismos para detectar duplicados.
Las ventajas de conectar Pipedrive con Holded
Cuando la integración se diseña correctamente, el beneficio no está únicamente en ahorrar unos minutos copiando datos.
Integrar Pipedrive con Holded a medida
Dos empresas pueden utilizar exactamente Pipedrive y Holded y, aun así, necesitar integraciones completamente diferentes.
Una puede necesitar simplemente crear un contacto en Holded cuando gana una oportunidad.
Otra puede necesitar validar datos fiscales, consultar si el cliente ya existe, transferir productos, aplicar determinadas reglas, generar documentos, actualizar estados y devolver información al CRM.
Por eso, en Ceroone abordamos las integraciones partiendo del proceso de negocio.
Analizamos qué ocurre desde que aparece una oportunidad comercial hasta que la operación llega a administración, identificamos los trabajos manuales y diseñamos el flujo de información entre las plataformas.
El objetivo no es simplemente que Pipedrive y Holded estén conectados.
El objetivo es que ventas y administración puedan trabajar como partes de un mismo proceso aunque utilicen herramientas diferentes.
Pipedrive + Holded: conecta el proceso comercial con la gestión del negocio
Pipedrive puede seguir siendo el entorno de trabajo del equipo comercial y Holded el sistema desde el que se realizan los procesos administrativos y financieros.
No es necesario renunciar a una herramienta especializada para conseguir que la información fluya entre departamentos.
Una integración correctamente diseñada permite que una oportunidad avance por Pipedrive y que, cuando llegue el momento adecuado, los datos necesarios estén disponibles en Holded sin volver a empezar el proceso desde cero.
Si tu empresa utiliza Pipedrive y Holded y todavía existen tareas manuales entre ambos sistemas, en Ceroone podemos analizar el proceso y diseñar la integración que necesitas.